Teší nás, že kongresový modul považujú naši zákazníci od prvých uvedení do používania za efektívnu súčasť systému Ellipse Cloud. V tomto článku si predstavíme jeho základné funkcie a v závere článku nájdete aj  video návody, ako s týmto doplnkom pracovať a ako ho správne nastaviť a využívať.

Kongresový modul 

Modul je určený hlavne pre prevádzky, ktoré zvyknú pravidelne organizovať rôzne podujatia, či eventy. Ako napríklad oslavy, svadby, posedenia, teambuildingy, konferencie, či iné firemné akcie.

Nástroj bol vyvinutý hlavne pre zlepšenie prehľadnosti celého podujatia a zefektívnenie komunikácie medzi jednotlivými hotelovými strediskami. Cieľom bolo uľahčiť prácu a zoptimalizovať procesy a komunikáciu so zákazníkmi.

Dbali sme na elimináciu ľudského faktora, hlavne vďaka prepojeniu ubytovania a alokácii izieb v hotelovej plachte, plánovaniu stravovania a následného odťažovania priamo zo skladov. Samozrejme viete v ňom priamo vytvoriť aj faktúry cez paymastra. Tento modul prináša prevádzkam bezkonkurenčné benefity. Na jednom mieste viete vytvoriť cenovú ponuku, celý priebeh eventu, až po jeho samotné uzatvorenie a zúčtovanie.

 

Okrem zlepšenia komunikáce, ktoré systém prináša automaticky generuje 4 výstupy v PDF formáte na základe vopred nastavených šablón, ktoré pôsobia veľmi profesionálne a zvyšujú tak kredibilitu od prvého momentu komunikácie hosťa a konkrétnej prevádzky. Samozrejme šablóny viete plne prispôsobiť pre potreby vlastnej prevádzky. Viete do nich vložiť napríklad obrázky, logá, prekliky na brožúry alebo iné externé PDF podklady. 

K dispozícii sú hlavné texty, ktoré vkladáte do každej ponuky a doplnkové texty. Stáva sa, že sú texty, ktoré sa nemenia a ostávajú rovnaké, no nevkladáte ich do každej ponuky, ale podľa potreby. Aj tie viete mať vopred pripravené. Napríklad poznámky pri stravovaní, kde máme položky, ktoré sa na eventoch opakujú, ako napríklad korkovné, či obsluha po 22 hod. Takéto texty  môžete následne implementovať do jednotlivých podkladov tak, ako to potrebujete. Samozrejmosťou je možnosť robiť si vlastné komentáre a poznámky, ktoré sú pre konkrétny event špecifické.

Výstupy, ktoré systém ponúka:

  • Vygenerovanie cenovej ponuky
  • Vygenerovanie záväznej objednávky
  • Vygenerovanie zmluvy
  • Vygenerovanie time – line (interné harmonogramy ako podklad k eventu pre jednotlivé strediská) 

Nastavenia

V základných nastaveniach viete vopred vytvoriť stredisko - kongres, kde si vytvoríte samostatné priestory ako kongresové miestnosti, či salóniky. Pre tieto priestory viete vopred nastaviť kompletné informácie od rozlohy, možností sedenia, až po vybavenie konkrétneho priestoru.

Vopred si viete určiť aj typy podujatí, ktoré Vaša prevádza ponúka. Vďaka tomuto nastaveniu dokážete podujatia kategorizovať a následne aj vytvárať reporty.

Tak ako je štandardom v nastaveniach nášho systému, aj v tomto module vám ponúkame možnosť farebného rozlíšenia pre rôzne statusy eventu, ako napríklad opcia, potvrdená akcia, uhradená záloha a podobne.

Kongresový modul je výkonným nástrojom, ktorý výrazne zjednoduší organizáciu a správu vašich podujatí. Jeho schopnosť automatizovať procesy a generovať profesionálne výstupy v PDF formáte zabezpečí, že vaše podujatia budú vždy prehľadné a efektívne. Vďaka možnosti plne prispôsobiť šablóny a texty, si môžete byť istí, že modul bude dokonale vyhovovať potrebám vašej prevádzky. Nezabudnite si pozrieť naše video návody, ktoré vám ukážu, ako maximálne využiť všetky funkcie tohto modulu a zjednodušiť si tak každodennú prácu.

Pozrite si videonávod - kongresový modul - NASTAVENIA.