Spolupráca s Villa Betula Resort je takou, ktorá prináša výsledky. Trvá od konca roku 2021, kedy sa vedienie resortu rozhodlo zmeniť hotelový systém Horec a reštauračný systém Blue Gastro a nahradiť ich komplexným cloudovým riešením Ellipse od HORECA GROUP. Počas spolupráce nás teší prirodzený vývoj, ktorý rezort dosahuje. Postupné zapájanie nových modulov a prepojenie ich systémov na naše otvorené API je skvelým príkladom, ako môže digitalizácia efektívne podporiť rast a modernizáciu prevádzky.

Spolupráca, ktorá prináša výsledky

Villa Betula resort je unikátna destinácia pre rodiny s deťmi, nachádzajúca sa pri Liptovskej Mare, v malebnom prostredí Liptova. Tento rodinný rezort sa špecializuje na služby šité na mieru pre deti, čo dokazuje bohatou ponukou vonkajších a vnútorných ihrísk, skákacích hradov, trampolín, minizoo a pestrých animačných programov. Hostia oceňujú najmä prepojenie exteriéru a interiéru a širokú ponuku atrakcií, vrátane terapií so psíkmi a koňmi, ktoré sú veľmi populárne – v prípade plných termínov je však stále k dispozícii napríklad možnosť jazdy na koni.

Rezort využíva moderný web s pútavou grafikou a jasným call-to-action, ktorý spája estetiku s funkčnosťou. Ich prístup k online kampaniam a vyhodnocovaniu konverzií prostredníctvom systému Ellipse, napojeného na GTM a GA, dokazuje, že aj rodinný podnik môže efektívne pracovať s digitálnymi nástrojmi a maximalizovať výnosy vďaka aktívnemu online marketingu a systematickou prácou s datami a konverziami.

Fandíme ich rodinnému modelu podnikania, ktorý úspešne spája tradičné hodnoty s modernými technológiami, a práve to nás inšpirovalo k tomu, aby sme s nimi urobili rozhovor. Chceli sme ukázať ostatným, ako môže rodinný podnik efektívne fungovať, modernizovať svoje procesy a zároveň si zachovať svoj jedinečný charakter. Villa Betula Resort je príkladom, ktorý môže motivovať mnohých podnikateľov nielen na Slovensku.

Aj vďaka výnimočným možnostiam je rezort často vyhľadávaný na organizovanie veľkých rodinných dní. „Bežne organizujeme family days až pre 500 osôb, pričom najväčšie akcie dosahujú 2000 až 3000 účastníkov,“ hovorí manažérka hotela Marcela Holigová.

Flexibilné riešenia pre hostí 

S cieľom zvýšiť efektivitu fungovania rezortu došlo k úprave prevádzkových hodín recepcie, ktorá už nie je otvorená nonstop, ale od 8:00 do 20:00. „Vďaka automatizáciám v systéme Ellipse je tento režim možný aj pri našom type prevádzky, kde hostia často prichádzajú neskoro večer alebo bez rezervácie. Automatizované prístupy na kempové miesta, vstupné brány a bungalovy umožňujú, aby hostia bezpečne našli svoje miesto bez potreby osobného kontaktu s personálom,“ dodáva pani Holigová.

Kemp je plne automatizovaný: hostia prichádzajúci bez rezervácie nájdu pri vstupe jasné pokyny, ako si urobiť rezerváciu a platbu. Po jej potvrdení obratom dostanú PIN na vstupnú bránu a majú okamžitý prístup. Pri rezerváciách na bungalov funguje rovnaký automatizovaný proces – po overení platby získajú PIN ku bungalovu, ktorý im umožní bezproblémový vstup.

Komplexná digitalizácia pre vyššiu efektivitu prevádzky a lepšiu kvalitu služieb 

Villa Betula resort v súčasnosti využíva široké spektrum služieb od Horeca Group – od PMS systému, web bookingu, skladového hospodárstva, kasy, aplikácie Roomie a mobilných čašníkov, až po automatizované odosielanie PIN kódov či newsletterov. Recepčné a ďalší zamestnanci oceňujú intuitívnosť systému, ktorý výrazne uľahčuje prácu recepcii a bežným užívateľom. 

„Jednoduchá orientácia v systéme a prepojenie gastro segmentu, skladov s hotelom sú pre nás veľkým prínosom, ktorý zefektívňuje naše procesy” potvrdzuje pani Holigová.

 

Automatizácia v rezorte však nebola implementovaná od začiatku spolupráce. V roku 2023 sa vedenie rozhodlo pre rozsiahlu digitalizáciu s cieľom modernizovať prevádzku, zefektívniť procesy a optimalizovať personálne náklady. Táto zmena, ktorá zjednodušila fungovanie rezortu a uľahčila pohyb hostí po areáli, bola veľmi pozitívne prijatá. „Hostia reagovali na digitalizáciu veľmi dobre. Používateľská prívetivosť a QR kódy s návodmi im umožňujú jednoduché a samostatné používanie služieb, k tomu vyplnenia pred príchodom online check in“ dopĺňa pani Holigová.

Ako reagovali zamestnanci?

Zamestnanci hodnotia implementáciu PMS systému Ellipse ako veľmi prínosnú, pričom vyzdvihujú nasledujúce výhody:

  • automatické napojenie na web booking,
  • automatické spracovanie online rezervácií a párovanie zálohovej platby,
  • plošnú aktualizáciu cien prostredníctvom koeficientov,
  • elimináciu overbookingov vďaka plnej digitalizácii,
  • jednoduchosť prehľadávania položiek naprieč systémom,
  • modulárnosť systému s rôznymi možnosťami integrácie,
  • API prepojenia.

Okrem toho evidujú až 40 % zvýšenie efektivity recepcie, a to v celom procese – od prijatia rezervácie cez web booking, automatické vytvorenie a spárovanie zálohovej faktúry až po automatizované potvrdenie rezervácie a následnú e-mailovú komunikáciu s hosťom. Tento komplexný proces teraz prebieha v priebehu pár minút, čo výrazne prispieva k optimalizácii práce recepcie a zvyšovaniu kvality služieb pre hostí.

Pri ukončení rozhovoru sme sa pani Holigovej opýtali, či by sytém Ellipse Cloud odporučila aj iným ubytovateľom. 

“Vidíme progres aj v systéme, aj v komunikácii. Určite áno. Zjednodušuje naše procesy. Je prehľadný. Reporty si nemusím pozerať v 4 rôznych systémoch, stačí mi Ellipse a mám tam kompletný prehľad od skladov, cez rezervácie po účty. Ak sa vyskytne problém mám tajné odporučenie, ktoré pomôže v 75% a vyriešiť problém - je ním reštart. “, dodáva pani Marcela s úsmevom. 

Aj vďaka ochote hotelovej manažérky, Marcely Holigovej sme vám mohli predstaviť automatizácie, ktoré dokážu zefektívniť interné postupy na prevádzkach. Veríme, že budú pre vás inšpiráciou, ako môžete aj svoju prevádzku zmodernizovať, optimalizovať tak náklady a využívať automatizácie, ktoré sú v systéme Ellipse k dispozícii. 

CHCEM VYSKÚŠAŤ DEMO 

*Fotografie použité v článku sú vlastníctvom Villa Betula Resort a sú použité s jeho súhlasom.